2021: A OBRIGATORIEDADE DA FATURA ELETRÓNICA NOS CONTRATOS PÚBLICOS
Com a transformação digital a marcar, cada vez mais, a realidade das empresas, também o Estado iniciou um caminho de inovação e desmaterialização ao digitalizar alguns dos seus processos. E um dos projetos mais significativos, que marca tanto a atividade do Estado, como das empresas que com ele se relacionam, é, sem dúvida, a obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos.
O Decreto-Lei n.º 28/2019 do Governo veio abrir caminho para o fim definitivo das faturas em papel, medida esta que, além de impulsionar uma grande poupança no papel, representa uma garantida redução da burocracia, um aumento da rapidez e agilidade de envio das faturas e o incremento do combate à evasão fiscal.
O último dia de 2020 marcou a data limite para as grandes empresas fornecedoras do setor público adotarem soluções de faturação eletrónica. Em 2021, também as micro e pequenas empresas fornecedoras do Estado terão de implementar a faturação eletrónica.
Quais são os prazos para a implementação da faturação eletrónica?
Em vigor desde 2019, o uso da faturação eletrónica é obrigatório para empresas abrangidas por contratos públicos, para as autoridades e para as entidades públicas.
A implementação deste novo processo estava calendarizado pelo Decreto-Lei n.º 123/2018, com a fase final agendada para dezembro de 2020, mas a contingência impulsionada pela pandemia COVID-19 obrigou a um alargamento do prazo estipulado.
Assim, através do Decreto-Lei n.º 14-A/2020, o estado definiu novas datas para que as empresas possa começar a utilizar a fatura eletrónica nos contratos públicos.
Com este alargamento do prazo, a nova calendarização passou a ser:
– 31 de dezembro de 2020, as grandes empresas (empresas que reúnam pelo menos uma destas três condições: acima de 250 funcionários, mais de 50M€ de faturação ou 43M€ de balanço) prepararam os seus sistemas para emitir faturas eletrónicas para qualquer entidade pública.
– 30 de junho de 2021, as pequenas e médias empresas terão de preparar os seus sistemas para enviar faturas eletrónicas para qualquer entidade pública.
– Até 31 de dezembro de 2021, as microempresas fornecedoras de entidades públicas terão de estar preparadas com um software de faturação eletrónica para responder à obrigatoriedade nos contratos públicos.
Datas para adoção de plataformas de faturação eletrónica pelas entidades públicas
No que respeita às entidades públicas, foi também definido um calendário para que estas adotem plataformas de faturação eletrónica, de forma a poderem receber e processar a fatura de forma digital:
Até 31 de dezembro de 2021, também as entidades públicas, enquanto entidades cocontratantes, deverão estar preparadas para responder à obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos.
Com esta extensão dos prazos para implementação da fatura eletrónica, as empresas ganham uma maior margem para se preparem para a nova realidade dos contratos públicos, permitindo, assim, centrar os seus esforços na recuperação económica necessária, devido aos tempos de incerteza que assolaram o mundo empresarial.
O que é uma fatura eletrónica?
De acordo com a definição que consta na Diretiva 2014/55/UE, que determina a obrigatoriedade de faturação eletrónica nos contratos públicos, a fatura eletrónica é uma fatura “que foi emitida, transmitida ou recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.
Na prática, uma fatura eletrónica representa um documento equivalente à tradicional fatura em papel, que mantém um valor legal idêntico. Contudo, o seu tratamento decorre exclusivamente em formato digital: a emissão, envio, receção e arquivo das faturas decorre, unicamente, por via eletrónica.
Simultaneamente, importa ter em consideração que não é suficiente que a fatura seja convertida num ficheiro do tipo PDF para ser considerada fatura eletrónica. O documento deve seguir uma estrutura própria, uniformizada e definida segundo um modelo europeu, tendo em conta que os dados da transação são comunicados por via eletrónica ao fisco.
Por essa razão, estas faturas devem ser emitidas através de programas certificados, devendo também incluir uma assinatura digital, que tem a mesma validade da assinatura realizada num documento em papel.
Contratos públicos: quais as vantagens de usar a faturação eletrónica?
Com a implementação da obrigatoriedade da faturação eletrónica, chegam também vantagens que irão beneficiar tanto o Estado, como as empresas, seja a nível de custos, como de burocracias inerentes aos vários processos comerciais e operacionais em contratos públicos. Ora vejamos:
- Redução de custos com papel, consumíveis e despesas de envio;
- Redução na burocracia e no tempo de envio das faturas;
- Diminuição dos erros e maior rigor de dados e informações;
- Maior agilidade na organização, arrumação e catalogação dos documentos;
- Maior acessibilidade na consulta das faturas por parte de várias entidades do Estado;
- Maior segurança e confidencialidade;
- Otimização da eficiência administrativa, devido à automatização de processos e eliminação de tarefas manuais, morosas e sujeitas a erro de processamento.